Direction juridique05 / 10
Trouver la bonne information sans chercher partout
Le bon modèle et la dernière version se cherchent dans les boîtes mail.
- Le bon modèle se cherche dans les mails d’un collègue.
- Deux versions d’un même contrat circulent en même temps.
- Une position déjà prise se refait, faute de la retrouver.
L’information se disperse en chemin.
2022-2023 · ETI agroalimentaire, France et Maghreb · 1 juriste · 4 pays
Après plusieurs acquisitions, chaque entité avait gardé son classement : environ 1 100 contrats répartis dans quatre systèmes, sans calendrier des échéances. La finance demandait quels contrats arrivaient à terme, les achats lesquels se renouvelaient seuls, et la juriste reconstruisait la réponse à chaque fois. Un contrat fournisseur important s’est renouvelé tacitement : le délai pour le dénoncer était passé.
Nous avons construit un référentiel unique dans SharePoint : parties, valeur, échéance, préavis, propriétaire, avec des alertes à 90, 60 et 30 jours et une vue Power BI pour le directeur financier. Aucun CLM n’a été acheté : le volume ne le justifiait pas. Sur le premier exercice, 14 renouvellements tacites ont été évités, soit 87 k€ d’engagements qui se seraient reconduits sans décision.
Le bon modèle, la dernière version, la position déjà prise : l’information existe, dispersée entre les boîtes de réception, les dossiers partagés et la mémoire de chacun. Elle doit se trouver en un seul endroit, tenu à jour.
Référentiel commun des contrats, des modèles et des positions, rangé selon la façon dont l’équipe cherche.
Cela ressemble à votre situation ?
Une heure pour regarder comment cela se passe chez vous, sans engagement.
Regardons ce cas chez vous